CASE STUDY Outsourcing Payroll: Eine Erfolgsstory der FPA mit Hitachi Astemo
Outsourcing der Payroll ist für viele Unternehmen eine strategische Entscheidung, um Effizienz und Mitarbeitendenzufriedenheit zu steigern. Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Wegen, um ihre Abläufe zu optimieren.
Die FPA hat in diesem Bereich eine bemerkenswerte Transformation bei Hitachi initiiert. Seit dem 1. Januar 2023 übernehmen wir die Verantwortung für die präzise Lohn- und Gehaltsabrechnung von vier Tochtergesellschaften des renommierten japanischen Großkonzerns. Diese Success Story zeigt nicht nur die Herausforderungen der Prozesse Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung, sondern auch die positiven Auswirkungen, die eine professionelle Outsourcing-Lösung mit sich bringen kann.
Der Ausgangspunkt:
Unzufriedenheit mit dem bestehenden System
Im Herbst 2022 kam es in den verschiedenen Personalabteilungen der vier Hitachi-Niederlassungen zu Unstimmigkeiten mit dem bestehenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess. Die Mitarbeitenden waren unzufrieden, da Änderungen im laufenden Abrechnungsprozess nicht wie erwartet umgesetzt wurden und die Fehlerquote, insbesondere bei der Neuanlage von Mitarbeitenden, deutlich anstieg. Dies führte zu Herausforderungen, denn während viele Mitarbeitende von den internen Problemen wenig mitbekamen, lastete ein erheblicher Druck auf den Personalabteilungen, was auch die Motivation im Team senkte.
Die Geschäftsführung erkannte, dass eine unverzügliche Lösung erforderlich war. Die Entscheidung, einen externen Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beauftragen, wurde schnell und gemeinsam getroffen. Die Anforderungen an den neuen Dienstleister waren klar: Er sollte nicht nur die Entgeltabrechnungübernehmen, sondern auch sicherstellen, dass die individuellen Bedürfnisse der 350 Beschäftigten angemessen berücksichtigt werden.
Der Auswahlprozess:
Auf der Suche nach dem richtigen Partner
Die Suche nach einem geeigneten Outsourcing-Partner war ein sorgfältiger und umfassender Prozess, da natürlich auch die negativen Seiten ausgelagerter Payroll Services bekannt sind. Es wurden mehrere Outsourcing-Anbieter in Betracht gezogen, und die Hitachi-Töchter führten zahlreiche Gespräche, um die Fähigkeiten und Erfahrungen der potenziellen Dienstleister zu bewerten. Dabei standen folgende Kriterien im Vordergrund:
- Erfahrung und Fachwissen: Der Dienstleister musste über umfassende Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen, insbesondere in der Betreuung von Unternehmen mit einer vergleichbaren Größe und Struktur.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, individuelle Anforderungen zu berücksichtigen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, war entscheidend.
- Technologische Expertise: Ein modernes, zuverlässiges System zur Datenverarbeitung und -sicherung war unerlässlich, um die Qualität der Abrechnungen zu gewährleisten.
- Kundenorientierung: Der Dienstleister sollte einen klaren Fokus auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden legen und proaktive Kommunikationsstrategien verfolgen.
Nach einem aufschlussreichen Erstgespräch mit der FPA war die Entscheidung schnell gefallen. Wir überzeugten durch unsere umfassende Expertise und die Fähigkeit, die spezifischen Anforderungen der Hitachi-Töchter zu erfüllen.
Der Übergangsprozess: Von der Planung zur Umsetzung
Sobald die Entscheidung für die FPA gefallen war, begann der Übergangsprozess. In nur zwei Monaten musste die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung umstrukturiert werden, was eine präzise Planung und Ausführung erforderte. Der Prozess umfasste mehrere Schritte:
1. Datenanalyse und -migration
Eine der ersten Aufgaben bestand darin, die bestehenden Daten zu analysieren. Dabei wurde festgestellt, dass die Qualität der Daten aus vergangenen Abrechnungen nicht den Anforderungen für eine fehlerfreie Buchführung genügte. Diese Erkenntnis war entscheidend, da sie die Grundlage für alle weiteren Schritte bildete.
Die FPA führte eine umfassende Datenmigration in ihr DATEV Lodas System durch. Dies beinhaltete die Bereinigung und Korrektur von Unstimmigkeiten aus dem Jahr 2022. Durch diesen Prozess konnte sichergestellt werden, dass nur korrekte und vollständige Daten in das neue System übernommen wurden.
2. Systemintegration
Die Integration der verschiedenen Systeme war ein weiterer kritischer Schritt. Die FPA arbeitete eng mit den IT-Abteilungen der Hitachi-Töchter zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Systeme reibungslos miteinander kommunizierten. Diese enge Kooperation war entscheidend, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
3. Schulung der Mitarbeitenden
Ein oft übersehener, aber äußerst wichtiger Aspekt des Outsourcing-Prozesses ist die Schulung der Mitarbeitenden. Die FPA organisierte Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden der Hitachi-Töchter mit dem neuen System vertraut waren und alle notwendigen Informationen zur Verfügung hatten. Diese Schulungen trugen dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeitenden in den neuen Prozess zu stärken und Unsicherheiten abzubauen.
4. Feedback und Anpassungen
Nach dem Start des neuen Systems war die FPA bestrebt, kontinuierliches Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen. Diese Rückmeldungen wurden genutzt, um den Prozess weiter zu optimieren und Anpassungen vorzunehmen. Diese iterative Vorgehensweise stellte sicher, dass die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden stets im Fokus blieben.
Die Verantwortung übernehmen: Präzise Lohn- und Gehaltsabrechnung
Seit dem 1. Januar 2023 trägt die FPA die volle Verantwortung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der gesamten Belegschaft von rund 350 Mitarbeitenden. Jede Gehaltsabrechnung erfordert besondere Aufmerksamkeit, da individuelle Zulagen wie Sonn-, Feiertags- und Schichtzuschläge sowie andere Benefits sorgfältig berücksichtigt werden.
1. Individuelle Anpassungen
Als Outsourcing Payroll Anbieter sind wir darauf spezialisiert, die individuellen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen.Dazu gehören unter anderem:
- Zuschläge für Rufbereitschaften: Diese werden für Mitarbeitende gewährt, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein müssen.
- Wohnzuschüsse: Um die Lebenshaltungskosten zu unterstützen, erhalten Mitarbeitende, die in teuren Wohngegenden leben, ggf. zusätzliche finanzielle Unterstützung.
- Betriebliche Altersvorsorge: Ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung, der den Mitarbeitenden zusätzliche Sicherheit bietet.
Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser individuellen Faktoren konnte die FPA die Zufriedenheit der Hitachi-Mitarbeitenden erheblich steigern.
2. Transparente Kommunikation
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die transparente Kommunikation. Die FPA stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben und bei Fragen oder Unklarheiten Unterstützung erhalten. Diese Offenheit trägt dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeitenden in den Prozess zu stärken.
3. Fehlerreduktion und Qualitätskontrolle
Die Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die FPA hat nicht nur die Anzahl fehlerhafter Entgeltabrechnungen deutlich minimiert, sondern auch die Qualität der Abrechnungen insgesamt verbessert. Durch regelmäßige Qualitätskontrollen und die Implementierung von Best Practices konnte die FPA sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnungen stets korrekt und pünktlich erstellt werden.
Die Erfolge im Überblick
Die Zusammenarbeit zwischen Hitachi und der FPA hat bereits nach kurzer Zeit signifikante Erfolge gezeigt:
- Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit: Die positiven Rückmeldungen der Mitarbeitenden spiegeln sich in einer deutlich höheren Zufriedenheit mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess wider.
- Minimierung von Fehlern: Die Anzahl fehlerhafter Abrechnungen wurde signifikant verringert, was zu einer höheren Effizienz und einem besseren Betriebsklima führte.
- Professionalisierung der Prozesse: Durch die Implementierung neuer Systeme und Prozesse konnte die FPA die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf ein neues Level heben.
Ausblick:
Nachhaltige Partnerschaft
Die FPA ist stolz darauf, ein zuverlässiger Partner für Hitachi und deren Tochtergesellschaften zu sein. Die positive Entwicklung und die steigende Zufriedenheit der Mitarbeitenden bestärken uns in unserer Mission, auch in Zukunft zum anhaltenden unternehmerischen Erfolg unserer Kunden beizutragen.
Das Outsourcing der Payroll ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Mitarbeiterzufriedenheit. In einer Zeit, in der Unternehmen um die besten Talente wetteifern, ist es entscheidend, dass die Mitarbeitenden sich auf einen reibungslosen und fairen Abrechnungsprozess verlassen können.
Die FPA wird weiterhin daran arbeiten, die Prozesse zu optimieren und innovative Lösungen anzubieten, um den sich ändernden Anforderungen der Arbeitswelt gerecht zu werden. Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft gemeinsam mit Hitachi und anderen Unternehmen an der Spitze der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu stehen und nachhaltige Erfolge zu erzielen.
Fazit: Die Vorteile beim Outsourcing Ihrer Payroll
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Outsourcing der Payroll für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Die FPA hat dies bei Hitachi eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Von der Datenmigration über die Schulung der Mitarbeitenden bis hin zur kontinuierlichen Qualitätskontrolle – jeder Schritt wurde mit dem Ziel unternommen, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Durch die Übertragung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen erfahrenen Dienstleister für Entgeltabrechnung können Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden fair und transparent entlohnt werden. Die Erfolge, die Hitachi durch die Zusammenarbeit mit der FPA erzielt hat, sind ein starkes Argument für das Outsourcing in diesem Bereich. In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist es entscheidend, flexibel und effizient zu bleiben – und genau das ermöglicht das Outsourcing Ihrer Payroll.