Case Study BBAW: Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst
Case Study BBAW: Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst
Neben anderen Branchen hat sich die FPA auf die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst spezialisiert. Seit vielen Jahren übernehmen wir unter anderem die Entgeltabrechnung nach den Tarifen TV-L und TVöD für die Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften (BBAW). Neben der Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach TV-L und TVöD haben wir für die BBAW auch die Verwaltung von Sonderzahlungen, wie Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, übernommen. Dabei mussten wir eine Vielzahl komplexer Tarifbestimmungen berücksichtigen und individuelle Lösungen für Sonderfälle entwickeln.
Die BBAW ist eine interdisziplinäre Forschungseinrichtung mit über 300 Jahren Tradition. Sie fördert Wissenschaftler, organisiert zahlreiche Veranstaltungen und sucht aktiv den Dialog mit der Öffentlichkeit, um den Austausch zwischen Wissenschaft und Gesellschaft zu stärken.
„Die Partnerschaft mit der FPA hat uns entscheidend geholfen, unsere Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst erfolgreich zu gestalten.“
– Maria Berg, HR Leitung BBAW –
Herausforderungen im öffentlichen Dienst
Herausforderungen im öffentlichen Dienst
Die BBAW stand vor einer großen Problematik. Die manuelle Bearbeitung der Entgeltabrechnung für ihre 370 Mitarbeiter war zeitaufwendig, fehleranfällig und verursachte hohe Kosten. Zudem erschwerten die Änderungen in der Gesetzgebung sowie die Vielzahl an Tarifverträgen und Sonderregelungen im öffentlichen Dienst eine effiziente Abwicklung.
Für die BBAW galt es zu Projektstart ein neues Institut zu integrieren, welches unter die spezifischen tariflichen Regelungen und komplexen Vorgaben einerseits des Tarifvertrages für den Öffentlichen Dienst (TVöD) und außerdem unter den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder Berlin (TV-L Berlin) fällt. Die spezifischen Anforderungen der Entgeltabrechnung nach diesen Tarifverträgen waren für die Akademie unbekannt, und in der eigenen internen Verwaltung mangelte es an ausreichender Vorerfahrung in diesem speziellen Fachbereich der Entgeltabrechnung. Für öffentliche Einrichtungen gelten die unterschiedlichsten Tarifverträge. Angefangen vom TVöD über die Tarifverträge der Länder, der TV-Versorgungsbetriebe bis hin zu tariflichen Regelungen sozialer Einrichtungen wie z.B. Caritas oder DRK. Alle Tarifverträge für den öffentlichen Dienst werden regelmäßig aktualisiert, was für eine interne Abteilung oft einen massiven Weiterbildungsaufwand bedeutet. Hinzu kommt die Notwendigkeit, Abrechnungen für unterschiedliche Tarifgruppen und Beschäftigungsverhältnisse entsprechend der anwendbaren Entgeltordnung zu erstellen.
Gleichzeitig sind im öffentlichen Dienst deutlich strengere Datenschutzbestimmungen zu beachten als in der Privatwirtschaft. Grund für die engeren Vorgaben und höheren Transparenzanforderungen ist die öffentliche Finanzierung und die daraus resultierende besondere Verantwortung der öffentlichen Arbeitgeber. Angesichts der hohen Sensibilität der personenbezogenen Daten in diesem Bereich ist ein umfassender Datenschutz ein Muss. Die FPA hält höchste Sicherheitsstandards ein und erfüllt in diesem Hinblick alle gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
Eine weitere, für die BBAW und öffentliche Einrichtungen besondere Herausforderung war die unzureichende und nicht digitale Datenlage und die Migration der bestehenden Mitarbeiterdaten in das Softwaresystem. Zu Projektbeginn mussten ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manuell in DATEV LODAS angelegt werden, was die Datenbasis für eine umfassende Systemanpassung des Personalabrechnungsprogramms bildete.
Projektübernahme durch FPA
FPA übernimmt
Als Spezialisten für Entgeltabrechnungen im öffentlichen Dienst konnten wir der BBAW das nötige Know-how und die Ressourcen zur Verfügung stellen, um diesen Bereich effizient und zuverlässig abzuwickeln. Die Zusammenarbeit zwischen einer traditionellen Wirtschaftsakademie und einem modernen Dienstleistungsunternehmen mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen. Doch genau diese Kombination erwies sich als äußerst sinnvoll. Während die BBAW mit ihrem tiefgreifenden Wissen über Wissenschaft und Forschung glänzte, brachte die FPA seine Expertise in der komplexen Welt der Zahlen und Gesetze ein. Die Experten der FPA übernahmen gern die Verantwortung und Führung sowohl für die Entgeltabrechnung des Kunden als auch für den grundlegenden Aufbau des Abrechnungsprozesses der BBAW.
Die Entgeltabrechnung für die BBAW war eine anspruchsvolle Aufgabe, die individuelle Lösungen erforderte. Wir analysierten die bestehenden Prozesse gemeinsam mit dem Kunden und entwickelten eine maßgeschneiderte Lösung, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den spezifischen Bedürfnissen der BBAW gerecht wurde. Durch die Implementierung einer modernen Softwarelösung und die Automatisierung vieler Prozesse konnten wir die Effizient deutlich steigern und Fehlerquellen minimieren.
In diesem Zuge wurden 370 Mitarbeiterakten in kürzester Zeit durch uns händisch in das DATEV LODAS Programm übertragen. Diese jetzt digitale Datenbasis bildet die Grundlage für den heute sehr effizienten Abrechnungsprozess der BBAW. Gemeinsam konnten wir innerhalb eines „sauberen“ DATEV Lohnabrechnungssystems mit buchungsfähigen Belegen und klaren Kostenstellen unsere Zusammenarbeit starten, was die Grundlage für unsere heute so erfolgreiche Partnerschaft bildet.
Mit unserem tiefen Fachwissen für die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst und einer engen Kommunikation mit dem Kunden, insbesondere während der Initialisierungsphase, konnten wir wertvolle Einblicke in bestehende Prozesse und vergangene Abrechnungen gewinnen. Diese Kollaboration ermöglichte es sowohl uns als auch dem Team der BBAW, ein umfassendes Fachwissen aufzubauen und die Herausforderungen gemeinsam zu meistern.
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Outsourcing als Lösung für die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst
Outsourcing als Lösung im öffentlichen Dienst
Dank der Zusammenarbeit mit der FPA konnte die BBAW signifikante Fortschritte erzielen. Es traten weniger Abrechnungskorrekturen der Vormonate auf, da die neuen Abrechnungsprozesse im DATEV LODAS und das gewonnene Fachwissen halfen, Fehler zu minimieren. Die Einführung von “DATEV Arbeitnehmer online” erleichterte die digitale Lohnabrechnung erheblich und reduzierte den Aufwand für die manuelle Verteilung von Lohnzetteln, was sowohl Zeit als auch Ressourcen sparte. DATEV Arbeitnehmer online richtet sich an Arbeitnehmer und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Zugriff auf persönliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere arbeitsbezogene Dokumente erleichtern. Die Mitarbeiter der BBAW schätzen besonders die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abrechnungen sowie die Möglichkeit, ihre Daten jederzeit online einzusehen.
Obwohl die BBAW kein traditionelles Unternehmen mit messbaren finanziellen Erfolgen ist, führte die Optimierung der Entgeltabrechnung zu einer gesteigerten Effizienz im administrativen Bereich. Die Akademie kann sich heute besser auf ihre Kernaufgabe, die Durchführung von Forschungsprojekten, konzentrieren, während die FPA die Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst professionell und zuverlässig verwaltet. Diese positive Bilanz zeigt, dass Vorurteile gegenüber Payroll Services häufig nur Missverständnisse sind.
Outsourcing als Lösung für die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst
Dank der Zusammenarbeit mit der FPA konnte die BBAW signifikante Fortschritte erzielen. Es traten weniger Abrechnungskorrekturen der Vormonate auf, da die neuen Abrechnungsprozesse im DATEV LODAS und das gewonnene Fachwissen halfen, Fehler zu minimieren. Die Einführung von “DATEV Arbeitnehmer online” erleichterte die digitale Lohnabrechnung erheblich und reduzierte den Aufwand für die manuelle Verteilung von Lohnzetteln, was sowohl Zeit als auch Ressourcen sparte. DATEV Arbeitnehmer online richtet sich an Arbeitnehmer und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Zugriff auf persönliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere arbeitsbezogene Dokumente erleichtern. Die Mitarbeiter der BBAW schätzen besonders die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abrechnungen sowie die Möglichkeit, ihre Daten jederzeit online einzusehen.
Obwohl die BBAW kein traditionelles Unternehmen mit messbaren finanziellen Erfolgen ist, führte die Optimierung der Entgeltabrechnung zu einer gesteigerten Effizienz im administrativen Bereich. Die Akademie kann sich heute besser auf ihre Kernaufgabe, die Durchführung von Forschungsprojekten, konzentrieren, während die FPA die Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst professionell und zuverlässig verwaltet. Diese positive Bilanz zeigt, dass Vorurteile gegenüber Payroll Services häufig nur Missverständnisse sind.
Gemeinsame Perspektiven für die Zukunft
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der BBAW und der FPA wurde bereits um fünf Jahre verlängert. Zukünftig plant die BBAW, die ZVK-Meldungen an die Versorgungskasse ebenfalls an die FPA zu übertragen. Dies wird eine umfassende Übernahme der administrativen Aufgaben im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge (BAV) für den öffentlichen Dienst ermöglichen und somit weitere Effizienzgewinne in der Verwaltung der Akademie generieren.
Die Partnerschaft mit der FPA hat der BBAW entscheidend geholfen, ihre Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst erfolgreich zu gestalten. Die kontinuierliche Unterstützung und fachliche Expertise der FPA sind entscheidend für die zukünftigen Projekte der Akademie und bieten die notwendige Stabilität in einem sich ständig verändernden Umfeld.
Unsere Zusammenarbeit mit der BBAW ging weit über die reine Entgeltabrechnung hinaus. Wir fungierten als vertrauensvoller Partner und standen der BBAW bei allen Fragen rund um das Thema Entgeltabrechnung zur Seite. Durch regelmäßige Abstimmungen und eine transparente Kommunikation konnten wir eine langfristige und erfolgreiche Partnerschaft aufbauen.
Gemeinsame Perspektiven für die Zukunft
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der BBAW und der FPA wurde bereits um fünf Jahre verlängert. Zukünftig plant die BBAW, die ZVK-Meldungen an die Versorgungskasse ebenfalls an die FPA zu übertragen. Dies wird eine umfassende Übernahme der administrativen Aufgaben im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge (BAV) für den öffentlichen Dienst ermöglichen und somit weitere Effizienzgewinne in der Verwaltung der Akademie generieren.
Die Partnerschaft mit der FPA hat der BBAW entscheidend geholfen, ihre Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst erfolgreich zu gestalten. Die kontinuierliche Unterstützung und fachliche Expertise der FPA sind entscheidend für die zukünftigen Projekte der Akademie und bieten die notwendige Stabilität in einem sich ständig verändernden Umfeld.
Unsere Zusammenarbeit mit der BBAW ging weit über die reine Entgeltabrechnung hinaus. Wir fungierten als vertrauensvoller Partner und standen der BBAW bei allen Fragen rund um das Thema Entgeltabrechnung zur Seite. Durch regelmäßige Abstimmungen und eine transparente Kommunikation konnten wir eine langfristige und erfolgreiche Partnerschaft aufbauen.
Fazit: Effiziente Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst
Fazit
Die erfolgreiche Kollaboration mit der BBAW und der FPA zeigt, wie durch eine innovative Lösung und eine enge Partnerschaft die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst effizienter, genauer und transparenter gestaltet werden kann. Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der BBAW ist für uns ein Beleg dafür, dass auch komplexe Aufgaben, wie die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst, durch eine enge Partnerschaft und den Einsatz moderner Technologien effizient und zuverlässig gelöst werden können. Wir freuen uns darauf, diese erfolgreiche Zusammenarbeit in Zukunft fortzusetzen und gemeinsam neue Herausforderungen zu meistern.
Sie benötigen weitere Informationen oder Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst? Kontaktieren Sie uns!
