Die häufigsten Missverständnisse über Payroll Services aufgeklärt
Payroll Services Provider sind Unternehmen, die im Auftrag eines anderen Unternehmens alle Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen oder vollständig übernehmen. In den USA ist die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung weit verbreitet. Im Gegensatz dazu nutzen in Europa und insbesondere in Deutschland nur etwa 20% der Unternehmen Payroll Services. Der Grund dafür mag in zahlreichen Missverständnissen über diese Dienstleistungen liegen, die oft zu Unsicherheiten und falschen Annahmen führen. In diesem Artikel klären wir die häufigsten Mythen und Missverständnisse über Payroll Services.
Erfahren Sie, wie Sie als Start-up oder KMU diesen Prozess effizient und reibungslos gestalten können:
1. Payroll Services sind nur für große Unternehmen
Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Payroll Services nur für große Unternehmen sinnvoll sind. Tatsächlich profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) sowie Start-ups von der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch die Inanspruchnahme professioneller Dienstleistungen sparen sie Zeit und Ressourcen, die sie besser in ihr Kerngeschäft investieren können.
Vorteile für KMUs und Start-Ups
Payroll Outsourcing kann helfen, wertvolle Ressourcen zu sparen, die Sie effizienter für strategische Aufgaben nutzen können, um Ihre Wachstumsziele zu erreichen. Payroll in Deutschland ist ein komplexer Prozess, der von regelmäßig geschulten Fachkräften durchgeführt werden sollte, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten. Ein Payroll Service Provider kann hier neben der Erstellung der Entgeltabrechnungen unter anderem auch die Meldungen an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt übernehmen, aber auch die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um offene Fragen, Anliegen und Probleme zu klären.
Unternehmen mit hohen Wachstumsraten sind im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor die Herausforderung gestellt, in teilweise sehr kurzer Zeit ausreichend qualifiziertes Personal für die Entgeltabrechnung zu finden. Die deutsche Gesetzgebung sieht für den Fall, dass Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge nicht pünktlich ausgezahlt oder behördliche Meldungen nicht fristgerecht erstellt werden, Sanktionen und Bußgelder für den Arbeitgeber vor. Payroll Service Provider bieten hier einen klaren Vorteil in der Skalierbarkeit. Bei FPA sind wir es gewohnt, die Übernahme von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in kurzer Zeit zu gewährleisten und können auch bei Personalwachstum unserer Kunden eine gleichbleibende Qualität unserer Payroll Services garantieren.
2. Payroll Services sind teuer
Viele Unternehmer befürchten, dass Payroll Services mit hohen Kosten verbunden sind. In der Realität können die Kosten für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oft geringer sein als die internen Kosten, die durch Personal, Software und Schulungen entstehen.
Wirtschaftliche Überlegungen
Bei der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung können versteckte Kosten für Softwarelizenzen, Schulungen und Personalverwaltung anfallen, die oft die Kosten eines externen Dienstleisters übersteigen. Payroll Service Provider bringen in der Regel ein hohes Maß an Fachwissen mit, das interne Abteilungen nur schwer aufbauen können. Das Risiko kostspieliger Fehler kann durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung oft deutlich minimiert werden.
Darüber hinaus bieten viele Payroll-Dienstleister Preismodelle an, die es den Unternehmen ermöglichen, nur die tatsächlich benötigten Leistungen zu bezahlen. So bietet FPA sowohl für die Lohnbuchhaltung als auch für die Gehaltsabrechnung Festpreismodelle an, die sich an einem vorab definierten Leistungsrahmen und der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeitenden orientieren. Auch Rabatte bei einem hohen Abrechnungsvolumen sind gängige Praxis und tragen zu einer flexiblen Kostenkontrolle bei.
3. Die Kontrolle über die Lohnabrechnung geht verloren
Ein weiteres häufiges Missverständnis ist, dass Unternehmen die Kontrolle über ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung verlieren, wenn sie diese auslagern. Gute Payroll Services wie unsere bieten vollständige Transparenz und regelmäßige Berichte, sodass Sie als Unternehmen jederzeit den Überblick behalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Abrechnungen korrekt und fristgerecht erstellt werden.
Wir empfehlen immer, im Vorfeld genau zu definieren, wer, was, wann und an wen kommuniziert, um eine einheitliche Erwartungshaltung an das Reporting, aber auch an die Mitarbeiterkommunikation aufzubauen. Wenn Sie als Unternehmen spezifische Anforderungen haben, sollten Sie diese klar an uns kommunizieren, damit Ihre individuellen Bedürfnisse jederzeit berücksichtigt werden können.
Um wichtige KPIs Ihres HR-Prozesses, wie z.B. Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation, im Auge zu behalten und gleichzeitig die Qualität Ihres Payroll-Dienstleisters zu überwachen, empfehlen wir unseren Kunden regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, anonyme Feedback-Optionen und die Erstellung und Messung von Metriken zur Qualitätsüberwachung. Diese Metriken können die Pünktlichkeit der Zahlungen, Fehlerquoten und Mitarbeiterbewertungen umfassen. Durch die Kombination dieser Methoden können Unternehmen ein umfassendes Verständnis dafür entwickeln, wie sich Payroll Services auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um diese zu verbessern.
4. Datenschutz ist nicht gewährleistet
Da die Verarbeitung von Personaldaten strengen Datenschutzbestimmungen unterliegt, ist die Sorge um den Datenschutz bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verständlich. Die Anbieter von Payroll Services unterliegen jedoch den gleichen Vorschriften und seriöse Dienstleister setzen modernste Technologien ein, um die Daten ihrer Kunden bestmöglich zu schützen. Die Verschlüsselung der Daten, der Einsatz zertifizierter Tools und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sollten zum Selbstverständnis eines jeden Anbieters gehören, damit die Datenschutzmaßnahmen ausreichend wirksam sind.

5. Payroll Services sind nur für die Lohnabrechnung
Ein häufiges Missverständnis ist, dass Payroll Services ausschließlich die Erstellung der Lohnabrechnung umfassen. Tatsächlich bieten viele Anbieter eine Vielzahl von Dienstleistungen an. FPA bietet hier neben der Erstellung der monatlichen Brutto-Netto-Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch die Führung Ihrer Lohnkonten, die Abgabe der gesetzlichen Meldungen wie z.B. an die Künstlersozialkasse, die Schwerbehindertenabgabe, statistische Meldungen und Entgeltmeldungen an die Finanzämter. Die Erstellung von Arbeitsbescheinigungen und die Abwicklung der betrieblichen Altersvorsorge gehören ebenso zu unseren Aufgaben wie die Reisekostenabrechnung. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Kunden, moderne Buchhaltungsstrukturen aufzubauen, sei es mit DATEV, Odoo oder einer anderen Buchhaltungssoftware.
Der Weg zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit
Entgegen vieler Missverständnisse kann die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Payroll Outsourcing Anbieter gerade für KMUs und Start-Ups zahlreiche Vorteile mit sich bringen.
Es lohnt sich also, gemeinsam mit unserem FPA Team die individuellen Möglichkeiten und Preismodelle zu analysieren, um eine fundierte Entscheidung für eine Zusammenarbeit zu treffen. Denn eine erfolgreiche Partnerschaft beim Outsourcing Ihrer Payroll, z.B. wie wir sie mit Hitachi leben, beginnt mit einer gründlichen Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen. Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Bedürfnisse zu definieren und Fragen zu stellen. Ein kompetenter Anbieter wird Ihnen nicht nur die richtigen Lösungen anbieten, sondern auch proaktiv auf Veränderungen im gesetzlichen Rahmen reagieren, die Ihre Entgeltabrechnung betreffen könnten. Durch regelmäßige Meetings und Feedbackgespräche können Sie die Qualität der Dienstleistungen kontinuierlich sicherstellen und anpassen.
Unser Fazit
Insgesamt zeigt sich, dass die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nur eine Entlastung für Unternehmen darstellt, sondern auch einen strategischen Vorteil in einer zunehmend komplexen Geschäftswelt bieten kann.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten des Outsourcings Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung an FPA erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute. Wir freuen uns darauf, Sie bei der effizienten Gestaltung Ihrer Payroll Prozesse zu unterstützen.