Wie Scewo mit FPA die Digitalisierung im Rechnungswesen erfolgreich umgesetzt hat
Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist für viele Unternehmen weit mehr als ein technisches Thema. Sie ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensführung – mit direktem Einfluss auf Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz. Gleichzeitig ist sie selten trivial. Komplexe Systemlandschaften, unterschiedliche regulatorische Anforderungen und begrenzte interne Ressourcen machen die Umsetzung oft schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint. Ein Beispiel dafür ist unsere Zusammenarbeit mit Scewo, einem innovativen Unternehmen aus der Schweiz, das sich auf moderne Mobilitätslösungen spezialisiert hat. Gemeinsam haben wir die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse strukturiert umgesetzt und dabei gleichzeitig technische Altlasten beseitigt und neue Standards etabliert. Heute übernehmen wir für den Kunden ausgewählte buchhalterische Prozesse, sodass er sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.
„Die Zusammenarbeit mit FPA ist für uns mehr als ein externer Service – sie ist eine echte Partnerschaft. Besonders schätzen wir die fachliche Kompetenz, die schnelle Reaktionsfähigkeit und das Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen. So konnten wir unsere Buchhaltungsprozesse deutlich effizienter und fehlerfreier gestalten – ohne intern Ressourcen zu binden.“
– Herr D. Aue, CFO bei Scewo –
Projektschwerpunkt: Digitalisierung der Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung
Im Fokus des Projekts standen zwei zentrale Bereiche: die Entgeltabrechnung sowie die Finanzbuchhaltung. Für die Lohnabrechnung nutzt Scewo eine Kombination aus Personio und DATEV. Beide Systeme sind unabhängig voneinander im Einsatz. DATEV dient zur gesetzeskonformen Erstellung der monatlichen Abrechnungen und Personio als Datenzentrale. Dank FPA kann Scewo heute die Verfügbarkeit der Abrechnungsdokumente für die Mitarbeitenden im Personio sicherstellen.
Im Bereich der Finanzbuchhaltung lag der Schwerpunkt auf der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie der Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Weitere Kernkomponenten umfassten die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung sowie die Bearbeitung der OSS-Meldung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU, die Abrechnung anfallender Spesen sowie Kreditkartenabrechnungen. Ziel war es, diese Prozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu standardisieren, zu verschlanken und auf eine verlässliche Datenbasis umzustellen.
Ein besonderer Fokus lag auf der strukturierten Aufgabenverteilung: Scewo erstellt die Ausgangsrechnungen, FPA übernimmt die Verarbeitung der Eingangsrechnungen sowie alle damit verbundenen buchhalterischen Tätigkeiten. Für die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen kommt das System Yokoy zum Einsatz, das bereits vor Projektbeginn bei Scewo im Einsatz war. Die Mitarbeitenden fotografieren ihre Belege per App und laden sie direkt unterwegs hoch. Anschließend durchlaufen die Belege zwei Prüfungen, bevor sie für die Finanzbuchhaltung freigegeben werden. FPA prüft die finalen Datensätze, erfasst die Zahlungen und stellt sicher, dass alle Informationen korrekt in Odoo übernommen werden. Yokoy ermöglicht es, komplette Buchungssätze zu importieren – vorausgesetzt, die technischen Schnittstellen sind eingerichtet. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine nachvollziehbare, digitale Abwicklung der Prozesse.
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Der Ausgangspunkt:
Technische Altlasten und strukturelle Komplexität
Zu Beginn des Projekts war das Rechnungswesen bei Scewo bereits digitalisiert – allerdings auf Basis einer älteren Odoo-Version (Odoo 15). Das System war vollständig auf Englisch konfiguriert, was insbesondere bei buchhalterischen Begrifflichkeiten zu Missverständnissen führen konnte. Zusätzlich war die Kontenstruktur stark auf die Anforderungen der Schweizer Muttergesellschaft zugeschnitten. Das bedeutete konkret: ein anderer Kontenrahmen (SKR 04), abweichendes Mapping und damit eine Systemlogik, die nicht ohne Weiteres auf deutsche Standards übertragbar war.
Eine weitere Herausforderung war die fehleranfällige Systemlogik im Odoo15-System. Beim Übergang vom Rechnungserstellungsprozess zur Freigabe kam es regelmäßig zu einem technischen Fehler, durch den automatisch zusätzliche Buchungszeilen erzeugt wurden – ohne dass dies inhaltlich korrekt oder gewünscht war. Die Folge: Zeitaufwändige Nachbearbeitung, Unsicherheit im Prüfvorgang und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
Lösungsansatz:
Systemverständnis, strukturiertes Vorgehen, klare Kommunikation
Um diese Herausforderungen zu adressieren, war eine gründliche Analyse des bestehenden Systems erforderlich. Das Team von FPA hat sich intensiv in die bestehende Odoo-Umgebung eingearbeitet. Dabei ging es nicht nur darum, technische Funktionen zu verstehen, sondern auch die Logik hinter den aktuellen Prozessen nachzuvollziehen. Aufgrund der bestehenden Systemfehler im Workflow wurde ein pragmatischer Lösungsansatz entwickelt: Rechnungen werden nun zunächst zwischengespeichert, fehlerhafte Buchungszeilen manuell entfernt und erst anschließend zur Freigabe weitergeleitet. Dieser einfache, aber effektive Workaround reduziert Fehler und spart im Alltag spürbar Zeit.
Gleichzeitig wurde die Systemarchitektur an mehreren Stellen optimiert. So konnten Importprozesse verbessert und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Da FPA im Odoo-System von Scewo nur eingeschränkte Rechte besitzt, mussten viele Datenuploads vom Kunden selbst durchgeführt werden. Dies erforderte eine enge Abstimmung – vor allem bei der Fehleranalyse und beim Testing neuer Workflows.
Neben der technischen Umsetzung war auch das fachliche Sparring ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit. In regelmäßigen Meetings wurden komplexe buchhalterische Fragestellungen behandelt – von Umsatzsteuerfragen über die Interpretation von Buchungslogiken bis hin zur korrekten Abbildung grenzüberschreitender Geschäftsvorgänge. Diese fachliche Begleitung hat wesentlich dazu beigetragen, Unsicherheiten auf Kundenseite zu reduzieren und ein tiefes Prozessverständnis aufzubauen.
Ergebnisse:
Mehr Effizienz, mehr Klarheit, mehr Fokus aufs Kerngeschäft
Die Ergebnisse der Zusammenarbeit sind klar messbar. Der Zeitaufwand für die manuelle Erstellung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen wurde deutlich reduziert. Gleichzeitig ist die Fehlerquote gesunken. Insbesondere durch die neue Verfahrensweise bei der Rechnungserstellung konnte ein systembedingtes Fehlverhalten dauerhaft umgangen werden. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung lassen sich heute strukturierter und damit effizienter abwickeln. Heute entspricht damit die Datenqualität im Odoo des Kunden, die des DATEV-Systems.
Ein weiterer positiver Effekt: Die fachliche Qualität der Buchhaltung hat sich verbessert. Immer wieder auftretende Fragen wurden nicht nur gelöst, sondern auch dokumentiert und für zukünftige Fälle aufbereitet. So wurde mit der Zeit ein internes Nachschlagewerk aufgebaut, das sowohl FPA als auch Scewo nutzen können. Die Meetings entwickelten sich zunehmend zu fachlichen Austauschformaten – mit klarer Zielrichtung und echtem Mehrwert.
Wirkung auf das Geschäft:
Konzentration auf das Wesentliche
Für Scewo bedeutet diese neue Struktur vor allem eins: mehr Freiraum für das operative Geschäft. Während sich der interne Fokus auf die Erstellung der Ausgangsrechnungen und die Kundenbeziehungen richtet, übernimmt FPA alle relevanten Aufgaben rund um die Eingangsrechnungen, den Zahlungsverkehr und die steuerlichen Meldungen. Das entlastet nicht nur die internen Ressourcen, sondern erhöht auch die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Finanzprozesse.
Gerade für ein wachsendes Unternehmen wie Scewo ist diese Entlastung von großer Bedeutung. Anstatt wertvolle Zeit in administrative Abläufe zu investieren, kann sich das Team auf Produktentwicklung, Vertrieb und Kundenbetreuung konzentrieren – also auf die Bereiche, die den Unternehmenserfolg maßgeblich treiben.
Fazit: Digitalisierung im Rechnungswesen braucht mehr als Software
Die Digitalisierung des Rechnungswesens endet nicht beim Einsatz moderner Software. Sie beginnt bei der sauberen Analyse der Ausgangslage, der präzisen Definition von Anforderungen und der konsequenten Umsetzung von Prozessen. Im Projekt mit Scewo haben wir gezeigt, dass auch komplexe Ausgangssituationen beherrschbar sind – vorausgesetzt, man denkt systemisch, arbeitet strukturiert und bleibt im Dialog.
Mit FPA als Partner konnte Scewo nicht nur konkrete technische Probleme lösen, sondern auch eine neue Stabilität in den buchhalterischen Abläufen etablieren. Die Ergebnisse sind messbar: mehr Effizienz, weniger Fehler, bessere Steuerbarkeit. Und vor allem: ein Rechnungswesen, das mit dem Wachstum des Unternehmens mitwächst.
Dieser Case zeigt, wie wichtig es ist, Digitalisierung nicht als IT-Projekt, sondern als strategisches Thema zu begreifen – und warum Fachwissen, Kommunikation und Prozessverständnis dabei den Unterschied machen.
Wenn Sie Ihr Rechnungswesen digital, effizient und zukunftssicher aufstellen möchten, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, wie Digitalisierung im Rechnungswesen in der Praxis funktioniert – klar, strukturiert und mit messbarem Mehrwert.
