Entgeltabrechnung war nie einfacher

Nein, oft werden die Begriffe Entgeltabrechnung und Lohnabrechnung zwar als Synonyme verwendet, aber das ist fachlich leider falsch, denn die Entgeltabrechnung umfasst neben dem Vorgang der Lohnabrechnung auch die Gehaltsabrechnung. Arbeitnehmer :innen, deren Entlohnung sich an ihrer tatsächlich geleisteten Arbeitszeit orientiert, erhalten eine Lohnabrechnung.

Die Abrechnung enthält neben dem Lohn pro Stunde in der Regel auch Zuschläge für zum Beispiel Überstunden, Wochenend- und Feiertagsarbeit. Von diesem Brutto-Lohn werden dann Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge, Kranken- und Arbeitslosenversicherung, Gewerkschaftsbeiträge, betriebliche Altersvorsorgebeiträge und weitere Posten wie zum Beispiel Essensgutscheine oder Firmenwagen abgezogen. So errechnet sich der Netto-Lohn. Basis für diese Form der Entgeltabrechnung ist in der Regel ein Zeitnachweis, der vom Ersteller der Lohnabrechnung im Hinblick auf Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und eventuelle Schichtpläne ausgewertet wird.

Die Gehaltsabrechnung im Gegensatz dazu betrifft in der Regel Angestellte mit einem festen Gehalt, die unabhängig von ihrer tatsächlich geleisteten Arbeitszeit eine regelmäßige Bezahlung erhalten. Das Gehalt wird oft monatlich gezahlt und bleibt in der Regel konstant, es sei denn, es gibt Veränderungen im Arbeitsvertrag oder durch Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber. Der Gehaltsempfänger erhält in der Regel keine Zuschläge je Stunde, außer diese werden durch individuelle Arbeitsverträge, tarifvertragliche Regelungen oder gesetzliche Bestimmungen sowie betriebliche Vereinbarungen ausdrücklich gewährt.

Das Erstellen einer korrekten Entgeltabrechnung erfordert Genauigkeit, Sorgfalt und das Verständnis arbeitsrechtlicher Bestimmungen, Gesetze und Steuervorschriften, Tarifverträge und individueller arbeitsvertraglicher Regelungen. 

Zur Erstellung einer Lohnabrechnung müssen für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin die erfassten Arbeitsstunden für den Abrechnungszeitraum unter Berücksichtigung eventuell angelaufener Überstunden, genommener Urlaubs- oder Krankheitstage etc. ausgewertet werden. Um den Brutto-Lohn final zu ermitteln, müssen eventuell weitere zuschlagsberechtigte Zeiten wie Wochenend- oder Feiertagsarbeit berücksichtigt werden sowie Bonizahlung, Sonderzahlungen und Provisionen. Bei einer Gehaltsabrechnung wird das Bruttogehalt basierend auf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Vergütung berechnet. Auch hier müssen eventuelle Bonuszahlungen sowie Provisionen und individuelle Vereinbarungen beachtet werden. 

Zur Ermittlung des Netto-Lohns oder -Gehalts müssen Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Krankenversicherung, Rentenversicherung und andere gesetzliche Abgaben, genauso wie freiwillige Abzüge (Beiträge zu betrieblicher Altersvorsorge oder Gewerkschaftsbeiträge) berechnet und abgezogen werden.

Im finalen Schritt wird ein detailliertes Abrechnungsdokument erstellt, welches alle relevanten Informationen, wie Bruttogehalt, Abzüge, Nettogehalt, Abrechnungszeitraum und Steuerinformationen enthält. Je nach Wunsch kann das Abrechnungsdokument mit weiteren Informationen, wie z.B. der Anzeige gesamter, genommener und verbleibender Urlaubstage, ergänzt werden.

FPA übernimmt für seine Kunden darüber hinaus, die Pflege der Mitarbeiterstammdaten im gewünschten System, die Abgabe erforderlicher behördlicher Meldungen (z.B. Arbeitsbescheinigungen für Arbeitsämter, Künstlersozialkasse, Schwerbehindertenabgabe, statistische Meldungen, Entgeltmeldungen), die An- und Abmeldung bei den jeweiligen Krankenkassen und die Mitarbeiterkommunikation bei eventuellen Rückfragen.

Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die Entgeltabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Diese Regelung bedeutet jedoch nicht, dass die Abrechnungen in Papierform auszugeben sind. Eine digitale Entgeltabrechnung erfüllt ebenso die gesetzliche Anforderung der Textform. Dabei ist wichtig, dass der Arbeitnehmer zuvor sein Einverständnis zur elektronischen Übermittlung der Entgeltabrechnung gegeben hat. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 23.09.2021 (Az.: 2 Sa 179/21) stützt diese Vorgehensweise.

Die digitale Entgeltabrechnung bietet zahlreiche Vorteile. Sie optimiert interne Prozesse, steigert die Effizienz des Unternehmens und ermöglicht den Mitarbeitenden, ihre Abrechnungen jederzeit online einzusehen. Vergangene Abrechnungen können unkompliziert aus der digitalen Personalakte abgerufen werden, was Zeit spart und den Aufwand für die Personalabteilung reduziert.

Die inhaltlichen Anforderungen an die Angaben einer digitalen Abrechnung entsprechen denen an die klassische Abrechnung in Papierform. Gemäß § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung sind dies Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse und Steuer-ID der/des Mitarbeitenden, Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung sowie Zeitraum der Abrechnung. Außerdem müssen alle relevanten Angaben zur Lohnzusammensetzung aufgeführt werden:

• Brutto-Lohn/Gehalt
• Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträg
• Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Als Arbeitgeber gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, wenn Sie eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung vornehmen müssen. Davon ausgehend, dass die nachträgliche Korrektur auf der Grundlage der geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Steuervorschriften erfolgt, sollten Sie immer zunächst die Ursache des Fehlers analysieren, der zur Korrektur geführt hat. Dies könnte beispielsweise ein Fehler bei der Erfassung von Arbeitsstunden, Zulagen oder Abzügen sein. Je nach Land müssen Sie den zeitlichen Rahmen für die Korrektur beachten, denn in vielen Ländern gibt es Fristen, innerhalb derer Korrekturen vorgenommen werden müssen.

Neben der internen Dokumentation müssen Sie den/die betroffenen/e Mitarbeiter:in über die Korrektur der Entgeltabrechnung informieren. Erläutern Sie immer die Gründe der Korrektur, um für maximale Transparenz zu sorgen. Wenn die Korrektur Auswirkungen auf das Gehalt oder die Sozialversicherungsbeiträge des Mitarbeitenden hat, sollten Sie seine/ihre Zustimmung einholen, bevor Sie die Korrektur vornehmen.

Beachten Sie gesetzliche Meldepflichten (z. B. Steuer- oder Sozialversicherungsmeldungen) und stellen Sie sicher, dass Sie die korrigierten Daten ordnungsgemäß und rechtzeitig an die entsprechenden Behörden übermittelt werden.

Passen Sie die Entgeltbescheinigung an, wenn die Korrektur Auswirkungen auf die Besteuerung des Mitarbeitenden hat und stellen Sie sicher, dass das Entgeltabrechnungssystem oder die Buchhaltungssoftware die korrekten Daten und Änderungen enthält, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse, um ähnliche Fehler in Zukunft zu minimieren und die Genauigkeit der Entgeltabrechnung zu verbessern.

Wenn Sie all diese Aufgaben bei der Korrektur der Entgeltabrechnung vermeiden möchten, können Sie Ihre Abrechnungsprozesse gern an FPA auslagern. Wir übernehmen neben der Erstausfertigung Ihrer Entgeltabrechnungen auch alle notwendigen Korrekturen, die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden, aber auch Behörden und öffentlichen Stellen.