Lohnbuchhaltung, im Englischen Payroll, ist ein gemeinsam mit der Gehaltsabrechnung ein Spezialgebiet der Buchhaltung im Unternehmen. Es verantwortet die Verwaltung und Abwicklung von Löhnen und damit verbundenen finanziellen Aspekten im Zusammenhang mit den Mitarbeitenden eines Unternehmens. Die Lohnbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der korrekten Entgeltabrechnung an die Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass gesetzliche Vorschriften und steuerliche Bestimmungen eingehalten werden. 

Die Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung umfassen:

• die Erfassung von Arbeitszeiten (inkl. Überstunden, Urlaubstage, Krankheitstage usw.)
• die Berechnung der Brutto-Löhne auf Basis der erfassten Zeiten sowie geltenden Tarife oder Lohnsätze (einschließlich Grundlöhne und zusätzliche Vergütungen wie z.B. Boni oder Prämien)
• die Berechnung der Netto-Löhne (Brutto-Lohn abzüglich gesetzlicher Abzüge wie Einkommenssteuer, SV-Beiträge oder auch freiwilliger Abzüge wie Renten- oder Gesundheitsprogramme)
• die Netto-Auszahlungen an die Mitarbeitenden
• die Übernahme erforderlicher Meldungen und Berichte an staatliche Behörden
• die Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf Lohnbuchhaltung, Steuern und Datenschutz
• die Archivierung aller relevanten Unterlagen und Aufzeichnung, die für zukünftige Prüfungen benötigt werden

Die Lohnbuchhaltung spielt eine essenzielle Rolle im Bereich des Personalmanagements und beeinflusst maßgeblich sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Sie erfordert fundierte Expertise in steuerlichen Regelungen, arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Buchhaltungsprinzipien, um eine präzise und rechtzeitige Abwicklung der Lohnbuchhaltung sicherzustellen.

Die Kosten für Lohnbuchhaltung können je nach Größe des Unternehmens, Anzahl der Mitarbeitenden und Komplexität der Abrechnungen variieren. Letzteres beschreibt dabei die Variationsdichte aus Lohnarten, Überstunden, Prämien und anderer lohnbeeinflussender Strukturen. Kommen hier weitere unternehmensindividuelle Anforderungen bzw. Wünsche hinzu, kann das die Kosten pro Lohnabrechnung weiter steigern.

Wenn man die Kosten für interne Schulungen der Lohnbuchhalter:innen sowie eventuelle Software-Ausgaben berücksichtigt, wird deutlich, dass eine präzise Kalkulation der Aufwendungen für die interne Lohnbuchhaltung von großer Bedeutung ist. In vielen Fällen kann die Auslagerung an einen externen Dienstleister wie FPA allein aus finanziellen Gesichtspunkten betrachtet sinnvoll sein.

Einflussfaktoren auf die Kosten externer Lohnabrechnung sind unter anderem die Anzahl abzurechnender Mitarbeitender, die Komplexität der Abrechnungen (unterschiedliche Lohnarten, variierende Arbeitszeitmodelle, Überstunden, komplexe Bonusstrukturen, etc.), der Umfang der eingekauften Dienstleistungen (reine Lohnabrechnung bis zu Tätigkeiten im Personalmanagement) sowie die Vertragsdauer.

Bei einer Vertragsdauer von 12 Monaten und durchschnittlicher Komplexität, bieten wir für folgende Leistungen einen Preis pro Mitarbeiter:in und Monat ab 14,75 €:

• Berechnung von Brutto- und Netto-Löhnen basierend auf übermittelten Zeitnachweisen sowie geltenden Tarifverträgen und weiterer gesetzlicher und unternehmensspezifischer Regelungen
• Lohnkontenführung
• Durchführung notwendiger Meldungen und Berichterstattung an staatliche Stellen
• die Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf Lohnabrechnungen und Steuern
• Datenarchivierung

Als Lohnbuchhalter oder auch Gehaltsbuchhalter übernimmt man die umfassende Verantwortung für alle Angelegenheiten der Entgeltabrechnung sowie Abgaben in Bezug auf die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens.

Zu den zentralen Aufgaben gehören:

• die sorgfältige Pflege der Personalakten, Jahreslohnkonten und Arbeitszeitkonten der Beschäftigten
• die Erstellung und gewissenhafte Prüfung der Gehaltsabrechnungen
• die pünktliche Überweisung von Gehältern und Abgaben im vorgegebenen Zeitrahmen
• die kompetente Auskunftserteilung zu Gehaltsfragen, steuerlichen Belangen und tariflichen Anliegen
• die Erfüllung verpflichtender Meldungen gegenüber relevanten Behörden
• die präzise Berechnung außerordentlicher Zahlungen, die an Mitarbeiter:innen geleistet werden
• die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung von geltenden Arbeits- und Tarifrechtsbestimmungen

Unsere Türen stehen stets offen für Lohnbuchhalter:innen, die unser Team bereichern und uns dabei unterstützen möchten, unseren Kunden erstklassige Buchhaltungsdienstleistungen anzubieten. Weitere Informationen finden sich in unserem Karrierebereich. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Mit Ihrem Expertenwissen und Ihren Qualifikationen können Sie aktiv dazu beitragen, unseren außergewöhnlichen Standard in der Buchhaltung aufrechtzuerhalten. Entdecken Sie mit uns neue Horizonte in einem Lohnbüro, das sowohl Professionalität als auch Exzellenz hoch schätzt und gleichzeitig die Freude an der Arbeit nicht außer Acht lässt.